SAKARYA BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ
DESTEK HİZMETLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI
İHALE İŞLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV ve ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

 

BİRİNCİ BÖLÜM

 

AMAÇ, KAPSAM, DAYANAK VE TANIMLAR

 

Amaç
MADDE - 1

Bu Yönetmeliğin amacı, İhale İşleri Şube Müdürlüğünün, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ve ilgili diğer yasalar çerçevesinde Büyükşehir Belediye Başkanlığı hizmetlerinde kullanılmak üzere ihtiyaç duyulan Mal ve Hizmet Alımı ile Yapım İşleri ihalelerini yapmak ve ilgili birimlere teslim ederek hizmetlerin sağlıklı bir şekilde gerçekleşmesi için gerekli çalışmaların yürütülmesini sağlamaktır.

 

Kapsam
MADDE - 2

Bu Yönetmelik, Sakarya Büyükşehir Belediyesi Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı İhale İşleri Şube Müdürlüğü tarafından, birimlerin Mal ve Hizmet Alımı ile Yapım İşleri ihale işlemleri ile ilgili teşkilat ve kuruluşunun işleyiş şartlarına dair esas ve usulleri kapsar.

 

Dayanak
MADDE - 3

İhale İşleri Şube Müdürlüğüne ait olan bu yönetmelik; 5216 sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu, 5393 sayılı Belediye Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, 761 sayılı Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun, Kamu İhale Kurumunca düzenlenen tüm İkincil Mevzuatlarına, Dayanılarak hazırlanmıştır.

 

Tanımlar
MADDE - 4 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ve bu Kanunlara ait Kamu İhale Kurumu tarafından düzenlenen İkincil Mevzuatlardaki tanımlara ek olarak;) Başkan: Sakarya Büyükşehir Belediye Başkanını,
a) Belediye/Büyükşehir Belediyesi: Sakarya Büyükşehir Belediyesini,
b) Daire Başkanı: İhale İşleri Şube Müdürlüğü’nün bağlı olduğu ilgili Daire Başkanını,
c) Müdürlük: İhale İşleri Şube Müdürlüğünü,
ç) Şube Müdürü: İhale İşleri Şube Müdürünü,
d) Çalışan Personel: İhale İşleri Şube Müdürlüğü bünyesinde görevli tüm ihale birim memurunu

 

İdare: İhaleyi yapan birimi,
Birim: Daire Başkanlıkları ile Müstakil Müdürlükleri,
Talep Eden Birim: İhalenin yapılmasını isteyen birimi,
İhale Yetkilisi: Büyükşehir Belediyesi, ihale ve harcama yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişiyi,
Sekretarya: Alımı talep edilen ihtiyacın, ihale sürecini başlatan ve sonuna kadar takip eden birimi,
İhale Komisyonu: İhale yetkilisinin onayı ile, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 6. Maddesine göre kurulan ve en az 5 veya daha fazla tek sayıda kişiden oluşan komisyon ile yedek üyelerini,
Mal: Satın alınan her türlü ihtiyaç maddeleri ile taşınır ve taşınmaz mal ve hakları,
Hizmet: Bakım ve onarım, taşıma, haberleşme, sigorta, araştırma ve geliştirme, danışmanlık, mimarlık ve mühendislik, tanıtım, basım ve yayın, temizlik, yemek hazırlama ve dağıtım, toplantı, organizasyon, sergileme, koruma ve güvenlik mesleki eğitim, fotoğraf, film, bilgisayar sistemlerine yönelik hizmetler ile yazılım hizmetleri, gümrükleme, işletme, taşınır ve taşınmaz mal ve hakların kiralanmasını ve benzeri diğer hizmetleri,
Yapım: Bina, karayolu, demiryolu, otoyol, havalimanı, rıhtım, liman, tersane, köprü, tünel, metro, viyadük, spor tesisi, alt yapı, boru iletim hattı, haberleşme ve enerji nakil hattı, baraj, enerji santrali, rafineri tesisi, sulama tesisi, toprak ıslahı, taşkın koruma ve dekapaj gibi her türlü inşaat işleri ve bu işlerle ilgili tesisat, imalat, ihzarat, nakliye, tamamlama, büyük onarım, restorasyon, çevre düzenlemesi, sondaj, yıkma, güçlendirme ve montaj işleri ile benzeri yapım işlerini
Malzeme: Şirketin yatırım ve işletme faaliyetleri için gerekli ham madde, yarı mamul ve mamul maddeler ile makine, teçhizat, araç-gereç, iş makineleri ve bunların yedek parçalarını,
Tedarikçi: Mal alımı ihalesine teklif veren gerçek veya tüzel kişileri veya bunların oluşturdukları ortak girişimleri,
Hizmet sunucusu: Hizmet alımı ihalesine teklif veren gerçek veya tüzel kişileri veya bunların oluşturdukları ortak girişimleri,
Danışman: Danışmanlık yapan, bilgi ve deneyimini şirketin yararı için kullanan, danışmanlığını yaptığı işin yüklenicileri ile hiçbir organik bağ içinde bulunmayan, kuruluştan danışmanlık hizmeti karşılığı dışında hiçbir kazanç sağlamayan ve danışmanlık hizmetlerini veren,
Aday: Ön yeterlik için başvuran gerçek veya tüzel kişileri veya bunların oluşturdukları ortak girişimleri,
Ortak Girişim: İhaleye katılmak üzere birden fazla gerçek veya tüzel kişinin aralarında yaptıkları anlaşma ile oluşturulan grubu,
İstekli: Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesine teklif veren tedarikçi, hizmet sunucusu veya yapım müteahhidini,
Yerli İstekli: Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı gerçek kişiler ile bu gerçek kişilerin oluşturduğu tüzel kişilikleri,
Yüklenici: Üzerine ihale yapılan ve sözleşme imzalanan istekliyi,
Yaklaşık Maliyet: İhale konusu işlerin tekliflerin alınmasından önce tespit edilen yaklaşık bedelini,
İhale Dokümanı: İhale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinde; isteklilere talimatları da içeren idari şartnameler ile birlikte yaptırılacak işi tarif eden resimlerle birlikte teknik şartnameler, sözleşme tasarısı ve gerekli diğer belge ve bilgileri içeren belgeleri,
İhale: Bu Yönetmelikte yazılı usul ve şartlarla mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin istekliler arasından seçilecek birisi üzerine bırakıldığını gösteren ve ihale yetkilisinin onayını müteakip sözleşmenin imzalanması ile tamamlanan işlemleri,
Teklif: Bu Yönetmeliğe göre yapılacak ihalelerde isteklinin idareye sunduğu fiyat teklifi ile değerlendirmeye esas belge ve/veya bilgileri,
Açık İhale Usulü: Bütün isteklilerin teklif verebildiği usulü,
Belli İstekliler Arasında İhale Usulü: Ön yeterlik değerlendirmesi sonucunda idare tarafından davet edilen isteklilerin teklif verebildiği usulü,
Pazarlık Usulü: Bu Yönetmelikte belirtilen hallerde kullanılabilen, ihale sürecinin iki aşamalı olarak gerçekleştirildiği ve idarenin ihale konusu işin teknik detayları ile gerçekleştirme yöntemlerini ve belli hallerde fiyatı isteklilerle görüştüğü usulü,
Sözleşme: Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinde idare ile yüklenici arasında yapılan yazılı anlaşmayı,
Kurum: Kamu İhale Kurumunu,
Kurul: Kamu İhale Kurulunu ifade eder.

 

İKİNCİ BÖLÜM

 

Teşkilat, Görev, Yetki ve Sorumluluklar
Teşkilat
MADDE - 5
a) İhale İşleri Şube Müdürlüğü İdari Teşkilatı; müdür ve memur personelden oluşur.
b) Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu ilgili müdürlüğün teklifi ve bağlı olduğu üst amirin onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenleme ile geçerlilik kazanır.

 

Müdürlüğün görevleri
MADDE - 6 Müdürlüğün görevleri aşağıda sıralanmıştır; 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ve ilgili diğer yasalar çerçevesinde;
a) İhtiyacın tespit edilip teknik şartnamenin hazırlanması, yaklaşık maliyetin tespit edilmesi ve ihale onayı alınmasını müteakip, idari şartname hazırlanmadan önce ilgili birimlerden gelen dosyaların gerekli incelemelerini yapmak. İlgili birimden gelen teknik şartname doğrultusunda idari şartnamenin hazırlanması.
b) İhale Onayı alınan dosyaların ihale ilanlarını hazırlamak gerekli yerlerde yayınlanmasını sağlamak ve yayınlanan ilanları takip etmek,
c) İhale dosyalarını sözleşme imzalanana kadar takip etmek ve sonrasında ilgili birime iletmek
d) Mevzuatta belirtilen görevleri yapmaktır.

 

Müdürün Görev ve Sorumlulukları
MADDE - 7
a) İhale İşleri Şube Müdürü, Belediye mevzuatı, göreviyle ilgili diğer mevzuat ve bu Yönetmelik ile kendisine verilen görevlerinin gereği gibi yerine getirilmesinden, yetkilerin zamanında ve gereğince kullanılmasından, bağlı bulunduğu Daire Başkanına ve Genel Sekreter Yardımcısına karşı sorumludur.
b) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişidir,
c) Çalışmaları yazılı ve sözlü emirlerle yürütür,
d) Müdürlüğün sevk, idare ve disiplininden sorumludur,
e) Personel arasında görev dağılımı yapar,
f) Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını mer’i mevzuat çerçevesinde belirler,
g) Müdürlük bünyesinde çalışan memurların tüm iş ve işlemlerinin zamanında ve doğru olarak yerine getirilmesini gözetir.
h) İhale İşleri Şube Müdürlüğü ile diğer müdürlükler arasında görevleri ile alakalı konularda koordinasyonu sağlar,) Üst birimlerce kendisine verilen diğer görevleri yerine getirir.

 

Müdürün yetkileri
MADDE - 8 Müdürün yetkileri şunlardır;
a) Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için karar verme, tedbirler alma ve uygulatma yetkisi,
b) Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Daire Başkanına önerilerde bulunma yetkisi,
c) Müdürlük ile ilgili yazışmalarda 1.derece imza yetkisi,
ç) Müdürlüğe bağlı çalışanları denetleme ve karşılaştığı aksaklıkları giderme yetkisi,
d) Mazeretine binaen bir güne kadar mazeret izni vermek ve ödül, takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için bağlı bulunduğu Daire Başkanı ile Başkanlık makamına önerilerde bulunmak, sorumlu olduğu tüm görevlilerin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme yetkisi,
e) Geçici süre görevde bulunamayacağı dönemlerde, müdürlüğe tayin şartlarını haiz olan personelden birini müdürlüğe vekâlet etmek üzere belirleme ve makamın onayına sunma yetkisi,
f) Birimdeki tüm personelin görev dağılımını yapma yetkisi,
g) Müdürlüğünün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşme yetkisi,
h) Daire Başkanı tarafından kendisine verilen yetki devri çerçevesinde görevleri yerine getirme yetkisi.

 

İhale İşleri Şube Müdürlüğü Büro Personelinin Görevleri
MADDE - 9

a) Daire Başkanlığının tüm ortak yazışmalarıyla birlikte Müdürlükle ilgili yazışmaları kayıt altına almak, arşivlemek, Daire Başkanlığı adına gelen evrakların (Resmi yazı, Dilekçe Başvuru vb.) aynı gün içerisinde evrak kayıt işlemini yaparak, konusuna uygun olarak ilgili birime iletmek veya kendi birimini ilgilendiriyor ise cevaplandırılmasını sağlamak.
b) Her türlü evrakın arşivlendiği yerin, temiz, tertipli, düzenli ve devamlı olarak kapalı olmasını sağlamak, arşiv çalışmalarını mevzuat hükümleri çerçevesinde yürütmek.
c) Kendisine verilen görevleri titizlikle ve eksiksiz olarak yerine getirerek, görevleriyle ilgili konularda Daire Başkanı ve Şube Müdürünü sürekli olarak bilgilendirmek.
ç) Görev paylaşımı, iş bölümü, iş akışına ve iş birliğine uymak.
d) Mesaiye riayet etmek, çalışma saatlerini etkin ve verimli kullanmak, çalışma arkadaşlarıyla uyumlu olmak, kılık ve kıyafet yönetmeliğine uymak.

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

 

İHALE ÖN İŞLEMLERİ ve İHALE SÜRECİ

 

İhale Dosyalarının Hazırlanması ve Onayı
MADDE - 10
Talep birimi, ihale konusu alım ile ilgili teknik karakteristikleri, şartnameye konulması istenen özel hükümleri, varsa şartnamesini, yaklaşık maliyet hesap cetvelini, ihale komisyonuna iştirak edecek üyelerini, Makam Oluru’nu, yapılacak ihalenin şekli ile ilgili detaylı açıklamaların da bulunduğu alım taleplerini ihaleyi yapacak ilgili birime gönderir.

 

MADDE - 11
İhale yapacak olan birim talep edilen alım ile ilgili sekretarya görevini de yürütecektir. Bu kapsamda; talep biriminden gelen dokümanlar doğrultusunda şartnamelerin hazırlanması, birlikte sözleşme taslağı, yaklaşık maliyete ilişkin hesap cetveli, komisyon üyeleri, ihale ilan metni, istekli veya adaylara talimatları da içeren ihaleye esas diğer bilgi ve belgelerden oluşan ihale dosyasını hazırlayarak gerekli onayların alınmasından sonra ihalenin yasaya göre ilan ettirilmesinden başlayarak sözleşme imzalanması dahil tüm ihale işlemlerinin takibi ve imzalanan sözleşmenin birer suretini yüklenici ve uygulanmak üzere talep ve takip birimlerine gönderilme işlemlerini yapar.

 

İhalenin Duyurulması, İhale Dokümanının İsteklilere Sunulması
MADDE - 12
İhaleyi yapacak olan birim kendisine intikal eden ihale dosyasına dosya numarası verdikten sonra ilan veya daveti yaparak, takip eden üç gün içerisinde tüm evrakları içeren işlem dosyasını komisyon üyelerine yazı ile bildirir. Düzenlenen dosyada; komisyon üyeleri, ihale onay belgesi, yaklaşık maliyet çıkarılarak kalan ihale dokümanı (isteklilere talimatları da içeren şartnameler ile yapılacak işin projesini de kapsayan Teknik Şartname, Sözleşme taslağı ve gerekli diğer belge ve bilgiler), isteklilerin incelemesine sunulur. İhale ile ön yeterlik dokümanı, idareden bedelsiz olarak görülebilir. Ancak ön yeterlik veya ihaleye katılmak istenen aday veya istekliler, bu dokümanı İstekli Olabilecek Sıfatı Kazanılarak veya E-İmzalı veya M-İmzalı olarak Ekaptan İndirilmiş olması zorunludur.

 

Tekliflerin Alınması, Değerlendirilmesi, Onayı ve Sözleşme İmzalanması
MADDE - 13
İlanda belirtilen gün ve saate Ekap üzerinden elektronik ortamda ihale komisyon üyelerinin de bulunduğu ortamda ihale gerçekleştirilir. İhale Komisyonu; Kanun, Yönetmelik ve Şartname ile mevzuat hükümlerine göre inceleme ve değerlendirmesini yaparak, ihale kararını oluşturur. Karar ihale yetkilisinin onayına sunulur. Yasada belirlenen usul ve esaslar dahilinde sonucu ihaleye teklif veren bütün isteklilere bildirir, ayrıca üzerinde ihale kalan istekliyi sözleşme yapmak üzere davet ederek sözleşme yapılmasını sağlar. Kamu İhale Kanunun 47. maddesi gereği ilan eder ve yapılan sözleşmeyi, uygulanmak üzere talep ve takip birimine gönderir. Sözleşmeleri ihale işlemlerini yürüten ihale yetkilisi Daire Başkanı imzalar.

 

İhaleye Yetkili Daire Başkanlıkları
1. Afet İşleri Dairesi Başkanlığı
2. Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Dairesi Başkanlığı
3. Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı
4. Çevre Koruma ve Kontrol Dairesi Başkanlığı
5. Deprem Risk Yönetimi ve Kentsel İyileştirme Dairesi Başkanlığı
6. Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı
7. Gençlik ve Spor Hizmetleri Dairesi Başkanlığı
8. İklim Değişikliği ve Sıfır Atık Dairesi Başkanlığı
9. İmar Şehircilik Dairesi Başkanlığı
10. İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı
11. İtfaiye Dairesi Başkanlığı
12. Kültür ve Sosyal İşler Dairesi Başkanlığı
13. Mali Hizmetler Dairesi Başkanlığı
14. Mezarlıklar Dairesi Başkanlığı
15. Muhtarlık İşleri Dairesi Başkanlığı
16. Park ve Bahçeler Dairesi Başkanlığı
17. Sağlık İşleri Dairesi Başkanlığı
18. Sosyal Hizmetler Dairesi Başkanlığı
19. Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı
20. Tarımsal Hizmetler Dairesi Başkanlığı
21. Ulaşım Dairesi Başkanlığı
22. Yazı işleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığı
23. Zabıta Dairesi Başkanlığı

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

 

İHALE YETKİLİLERİ VE İHALE KOMİSYONLARININ KURULMASI

 

MADDE - 14 İhale Yetkilisi: Daire Başkanı

 

İhale Komisyonları
MADDE - 15 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 6. maddesinde öngörülen İhale Komisyonu en az 5 (beş) kişi olması kaydıyla aşağıda belirtilen şekillerde oluşturulacaktır.

1. Başkan
2. Üye
3. Mali Üye
4. Uzman Üye
5. Uzman Üye

 

BEŞİNCİ BÖLÜM

 

ÇEŞİTLİ HÜKÜMLER

 

İnceleme Talebinde Bulunulması ve Şikayetlerin İncelenmesi

MADDE - 16 İhaleye ilişkin şikayetlerle ilgili olarak Kamu İhale Kanunu’nun 54. ve 55. Maddeleri uyarınca işlem yapılır.

 

ALTINCI BÖLÜM

 

ÇEŞİTLİ ve SON HÜKÜMLER

Sorumluluk
MADDE - 17 İhale işlerinin birçok uzmanlık alanlarıyla ilişkili olması nedeniyle, bu işlerin iyi bir şekilde yapılması, Büyükşehir Belediyemiz Birimlerinin iş birliği ile mümkündür. Bu nedenle, Yönetmelikte yazılı olsun veya olmasın, ilgili bütün Birimler, ihaleyi yapan Birime gerekli yardımda bulunmak zorunda olup, aksine davranıştan sorumludur. Bu Yönetmelik kapsamına giren işlerle ilgili her seviyedeki uygulayıcı ve yönetici, yönetmelik esaslarının aynen uygulanmasından sorumludur.

 

Yürürlükteki Hükümler
MADDE - 18 01.01.2003 tarihinden önce ihale edileceği duyurulmuş veya ilan edilmiş işler ile sözleşmeye bağlanmış devam eden işler 01.01.2003 tarihinden önceki mevzuat hükümlerine göre yürütülür. 01.01.2003 tarihinden itibaren mal, hizmet ve yapım işleriyle ilgili alımlarda; 4734, 4735 sayılı kanunlar ve Kamu İhale Kurumu tarafından düzenlenen ikincil mevzuatlar geçerlidir.

 

MADDE - 19 İş bu Yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

 

Yürürlük
MADDE - 20 Bu Yönetmelik hükümleri; Büyükşehir Belediye Meclisince kabulü ile yürürlüğe girer.

 

Yürütme
MADDE - 21 Bu Yönetmelik hükümlerini Büyükşehir Belediye Başkanı, ilgili Daire Başkanı ve İhale İşleri Şube Müdürü yürütür.