Telefon: 44 44 054

Santral: 2211

Web: www.sakarya.bel.tr

E-Posta: idari.isler@sakarya.bel.tr

SAKARYA BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI
İDARİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç
MADDE - 1
Bu Yönetmeliğin amacı; İdari İşler Şube Müdürlüğünün, teşkilat yapısını, hukukî statüsünü, görev, yetki, çalışma usul ve esaslarını belirleyerek, hizmetlerin daha etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır.

Kapsam
MADDE - 2
Bu Yönetmelik; Sakarya Büyükşehir Belediyesi Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı İdari İşler Şube Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumlulukları ile, teşkilat ve kuruluşunun işleyiş şartlarına dair esas ve usulleri kapsar.

Dayanak
MADDE - 3
İdari İşler Şube Müdürlüğüne ait olan bu Yönetmelik; 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu, 5393 sayılı Belediye Kanunu, 4857 sayılı İş Kanunu ve tabi olduğu diğer mevzuata dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar
MADDE - 4 Bu Yönetmelikte ifade edilen;
a) Başkan: Sakarya Büyükşehir Belediye Başkanını,
b) Belediye/Büyükşehir Belediyesi: Sakarya Büyükşehir Belediyesini,
c) Belediye Meclisi: Sakarya Büyükşehir Belediye Meclisini,
ç) Genel Sekreter: Sakarya Büyükşehir Belediye Genel Sekreterini,
d) Genel Sekreter Yardımcısı: Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı’nın bağlı bulunduğu ilgili Genel Sekreter Yardımcısını,
e) Daire Başkanı: İdari İşler Şube Müdürlüğü’nün bağlı olduğu ilgili Daire Başkanını,
f) Müdürlük: İdari İşler Şube Müdürlüğünü,
g) Şube Müdürü: İdari İşler Şube Müdürünü,
ğ) Şef: İdari İşler Şube Müdürlüğünde kadrolu şefini,
h) Çalışan Personel: İdari İşler Şube Müdürlüğü bünyesinde görevli tüm memur, işçi, sözleşmeli personel ve diğer personeli ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Teşkilat, Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Teşkilat
MADDE - 5
a) İdari İşler Şube Müdürlüğü İdari Teşkilatı; müdür, şef, memur, işçi personelden oluşur.
b) Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu ilgili müdürlüğün teklifi ve bağlı olduğu üst amirin onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenleme ile geçerlilik kazanır.

Müdürlüğün görevleri
MADDE - 6 Müdürlüğün görevleri aşağıda sıralanmıştır;
a) Belediye hizmetlerinin aksamaması için elektrik, doğalgaz ve su tesisat sistemlerinin takibinin yapılması ve gerektiğinde tamiratının yapılması.
b) Belediye hizmet birimlerinin temizliğinin yapılması ve düzenli olarak takip edilmesi.
c) Belediye hizmet birimlerinde bulunan çay ocaklarının denetlenmesi ve takibinin yapılması.
d) Belediyemize ait binaların tadilat, tamirat, bakım ve onarımının (çatı onarımı, boya, badana vb.) yapılması.
e) Belediye hizmet birimlerinde kullanılan demirbaşların (klima, mobilya, kombi, jeneratör vb.) bakım ve onarımının yapılması ve her an kullanıma hazır halde tutulması.
f) Belediyemize ait diğer birimlerin İş Takip Sistemi üzerinden gönderdiği taleplerin ivedilikle yerine getirilmesi veya ilgili birime yönlendirilmesi.
g) Belediyece ihalesi yapılmış kiralık hizmet araçlarının göreve hazır tutulması, istek üzerine görevlendirilmesi ve takip edilmesi.
h) Belediye birimlerinin su, elektrik, doğalgaz gibi aboneliklerin yapılması ve ödeme faturalarının takip edilmesi,
i) Belediye tarafından düzenlenen açılış ve toplantı gibi organizasyonlarda gerekli alt yapının hazırlanması ve bu amaçla ilgili birimlerden gelen taleplerin karşılanması.
j) Müdürlük faaliyetlerinin yürütülmesinde gerekli olan mal ve hizmet alımlarının 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu ve 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanununa göre temin edilmesi.
k) 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu hükümlerine göre gerçekleştirilen tüm giderlerin harcama yönetmeliğine uygun olarak düzenlenmesi ve ödeme evrakı tasnif edilmesi,
l) İdari İşler Şube Müdürlüğü işyeri çalışma sahasının işçi sağlığına uygun hale getirilmesi,
m) 6331 Sayılı İş Güvenliği Kanunu kapsamında İşyeri güvenliğinin ve emniyetinin sağlanması,
n) İdari İşler Şube Müdürlüğünün ihtiyacı olan malzemelerin uygun bir şekilde depolanıp, korunması, sevk ve kontrolünün sağlanması

Müdürün Görev ve Sorumlulukları
MADDE - 7
a) İdari İşler Şube Müdürü, Belediye mevzuatı, göreviyle ilgili diğer mevzuat ve bu Yönetmelik ile kendisine verilen görevlerinin gereği gibi yerine getirilmesinden, yetkilerin zamanında ve gereğince kullanılmasından, bağlı bulunduğu Daire Başkanına ve Genel Sekreter Yardımcısına karşı sorumludur.
b) Belediye mevzuatı, göreviyle ilgili diğer mevzuat ve bu Yönetmelik ile kendisine verilen görevleri gereği gibi yerine getirmek ve yetkilerini zamanında ve gereğince kullanmak.
c) 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve ilgili mevzuatı uyarınca, Müdürlüğü ile ilgili harcama sürecinde gerçekleştirme görevlisi olarak, ödeme emirlerini ve eki harcama belgelerini düzenleyerek Harcama Yetkilisine sunmak.
ç) Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı’nın gelecek yılı ve takip eden 2 yılın tahmini gider bütçesini, gerçekçi bir şekilde hazırlamak ve uygulanmasını sağlamak.
d) Daire Başkanlığı ile ilgili ortak yazışma işlemlerini diğer Şube Müdürlükleri ile koordinasyon içerisinde yürütmek, arşivlemek, gelen, giden evrak kayıtlarının tutulmasını sağlamak.
e) Daire Başkanı tarafından verilen emir ve talimatları yerine getirmek, Şube Müdürlüğünde görev yapan personele görev, yetki ve sorumlulukları ile ilgili konularda emir ve talimat vermek, memur, işçi ve diğer statüde çalışan personelin aylık puantajlarını onaylamak.
f) Şube Müdürlüğüne bağlı çalışan personellerin performans değerlendirmelerini hazırlayarak gerektiğinde Daire Başkanına sunmak.
g) Kanun, tüzük, yönetmelik ve genelgeler çerçevesinde, Daire Başkanı tarafından verilecek diğer görevleri yürütmek.
h) Yukarıda yazılı görevlerle ilgili konularda, personeller arası koordineyi sağlamak, personeller arasında görev dağılımı yapmak ve personellerin çalışmalarını denetlemek.

Müdürün Yetkileri
MADDE - 8
a) Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için karar verme, tedbirler alma ve uygulatma yetkisi,
b) Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Daire Başkanına önerilerde bulunma yetkisi,
c) Müdürlük ile ilgili yazışmalarda 1.derece imza yetkisi,
ç) Disiplin amiri olarak sorumlu olduğu personele, 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu ve 4857 Sayılı İş Kanunu çerçevesinde, mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını verme yetkisi,
d) Müdürlüğe bağlı çalışanları denetleme ve karşılaştığı aksaklıkları giderme yetkisi,
e) Müdürlük emrinde görev yapan personelle ilgili Yönetmelik çerçevesinde sicil raporu düzenlemek yetkisi,
f) Mazeretine binaen bir güne kadar mazeret izni vermek ve ödül, takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için bağlı bulunduğu Daire Başkanı ile Başkanlık makamına önerilerde bulunmak, sorumlu olduğu tüm görevlilerin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme yetkisi,
g) Geçici süre görevde bulunamayacağı dönemlerde, müdürlüğe tayin şartlarını haiz olan personelden birini müdürlüğe vekâlet etmek üzere belirleme ve makamın onayına sunma yetkisi,
h) Birimdeki tüm personelin görev dağılımını yapma yetkisi,
i) Müdürlüğünün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşme yetkisi,
j) Daire Başkanı tarafından kendisine verilen yetki devri çerçevesinde görevleri yerine getirme yetkisi.

Müdürlüğe Atanma Usul ve Nitelikleri
MADDE - 9
a) Büyükşehir Belediye Başkanının oluru,
b) Tercihen üniversitelerin İşletme, İktisat, Eğitim, Fen Edebiyat, Türk Dili ve Edebiyatı, Hukuk, Siyasal Bilgiler, Kamu Yönetimi ve benzeri Türkçe ve sosyal içerikli eğitim dallarında en az dört yıllık öğrenim gören veya bunlara denkliği Yüksek Öğretim Kurumu tarafından kabul edilmiş, yurt içi veya yurt dışı öğrenim kurumlarından mezun olan,
c) 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen şartları taşıyan ve ilgili mevzuata uygun olarak son iki yıllık sicil notu olumlu olanlar arasından atanır.

İdari İşler Şube Müdürlüğü Şefinin Görevleri
MADDE - 10
a) Müdürlük bünyesinde yapılan görev dağılımı neticesinde kendilerine verilen görevleri, mevzuata uygun olarak yürütmek ve yerine getirilmesini sağlamak,
b) Şefliğine bağlı çalışan personellerin performans değerlendirmelerini hazırlayarak gerektiğinde Şube Müdürüne sunmak,
c) Mevzuat çerçevesinde, bağlı olduğu Daire Başkanı ve Şube Müdürünün vereceği diğer görevleri yürütmek.
ç) Şefliğine ilişkin faaliyet ve hizmetleri konusunda iş akışına uygun prosedür ve talimatların hazırlanmasını ve yapılmasını sağlama

İdari İşler Şube Müdürlüğü Büro Personelinin Görevleri
MADDE - 11
a) Daire Başkanlığının tüm ortak yazışmalarıyla birlikte Müdürlükle ilgili yazışmaları kayıt altına almak, arşivlemek, Daire Başkanlığı adına gelen evrakların (Resmi yazı, Dilekçe Başvuru vb.) aynı gün içerisinde evrak kayıt işlemini yaparak, konusuna uygun olarak ilgili birime iletmek veya kendi birimini ilgilendiriyor ise cevaplandırılmasını sağlamak.
b) Her türlü evrakın arşivlendiği yerin, temiz, tertipli, düzenli ve devamlı olarak kapalı olmasını sağlamak, arşiv çalışmalarını mevzuat hükümleri çerçevesinde yürütmek.
c) Müdürlüğe bağlı tüm personellerin puantaj cetvellerini hazırlamak ve fazla mesai formlarını, ilgili diğer şube müdürlükleri ile koordinasyonu sağlayarak düzenlemek.
ç) Kendisine verilen görevleri titizlikle ve eksiksiz olarak yerine getirerek, görevleriyle ilgili konularda Daire Başkanı, Şube Müdürü ve Şube Şefini sürekli olarak bilgilendirmek.
d) Görev paylaşımı, iş bölümü, iş akışına ve iş birliğine uymak.
e) Mesaiye riayet etmek, çalışma saatlerini etkin ve verimli kullanmak, çalışma arkadaşlarıyla uyumlu olmak, kılık ve kıyafet yönetmeliğine uymak.

İdari İşler Şube Müdürlüğü Temizlik ve Çay Dağıtım Personelinin Görevleri
MADDE - 12
a) Sorumlu olduğu hizmet yerlerinin temiz tutulmasını sağlamak.
b) Kendisine verilen araç ve gereçleri kullanma talimatına uygun bir şekilde kullanmak, muhafaza etmek, hizmete hazır halde bulundurmak, eksik malzemeleri şefine bildirmek.
c) Hizmet binası içerisinde çay vb. hizmetlerini yürütmek, servisini yapmak.
d) Yapılan çalışma sırasında personeli rahatsız edici davranışlardan kaçınmak.
e) Mesaiye riayet etmek, çalışma saatlerini etkin ve verimli kullanmak, çalışma arkadaşlarıyla uyumlu olmak, kılık ve kıyafet yönetmeliğine uymak.
f) Mevzuat çerçevesinde Daire Başkanı, Şube Müdürü ve İdari İşler Şefi tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

İdari İşler Şube Müdürlüğü Teknik Personelinin Görevleri
MADDE - 13
a) Mensup olduğu iş alanında elektrik, elektronik, havalandırma, ısıtma, telekomünikasyon, su tesisatı gibi işlerin arızalarını tespit edip bakımını ve onarımını yapmak,
b) Onarım şekline göre mevcut malzemelerini kontrol etmek, temin etmek ve her an hazır halde bulundurmak,
c) Onarım yapılamadığı halde birim şefini bilgilendirmek,
d) Meslekleri ile ilgili görevlerini istenilen nitelikte yapmak,
e) Teknik cihazları yanlış kullanımlara karşı korumak, zamanında gerekli önlemleri almak,
f) 6331 Sayılı İş Güvenliği Kanunu kapsamında düzenlenen iş güvenliği ile ilgili uyarı ve talimatlara uymak ve gerekli kişisel koruyucu donanımını kullanmak.
g) Mesaiye riayet etmek, çalışma saatlerini etkin ve verimli kullanmak, çalışma arkadaşlarıyla uyumlu olmak, kılık ve kıyafet yönetmeliğine uymak.

İdari İşler Şube Müdürlüğü Şoförlerin Görev ve Sorumlulukları
MADDE - 14
a) Görevli olduğu hizmet araçlarını trafik kuralları çerçevesinde kullanmak.
b) Görevli olduğu taşıtın iç ve dış temizliğini yapıp, her an hizmete hazır bulundurmak.
c) Taşıtta bulunması gereken avadanlıkların bakımlı olmasını sağlamak,
d) Araca ait basit bakım hizmetlerini (yakıt ikmali, yağ kontrolü, su veya lastik basınç değeri gibi) bizzat yapmak.
e) Taşıtların yükleme ve boşaltılmasına nezaret etmek.
f) Uygun davranış içinde görevini sürdürmek.
g) Verilecek benzeri görevleri yapmak.
h) Mesaiye riayet etmek, çalışma saatlerini etkin ve verimli kullanmak, çalışma arkadaşlarıyla uyumlu olmak, kılık ve kıyafet yönetmeliğine uymak.
i) Şoförler görevlerinden dolayı görev yaptıkları birim amirlerine karşı sorumludur.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Yönetmelikte yer almayan hususlar
MADDE - 15 İş bu Yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

Yürürlük
MADDE - 16 Bu Yönetmelik hükümleri; Büyükşehir Belediye Meclisince kabulü ile yürürlüğe girer.

Yürütme
MADDE - 17 Bu Yönetmelik hükümlerini Büyükşehir Belediye Başkanı, ilgili Daire Başkanı ve İdari İşler Şube Müdürü yürütür.