Telefon: 44 44 054

Santral: 3224

Web: www.sakarya.bel.tr

E-Posta: kararlar@sakarya.bel.tr

SAKARYA BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI
YAZI İŞLERİ VE KARARLAR DAİRESİ BAŞKANLIĞI
KARARLAR ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç
MADDE 1- Bu Yönetmeliğin amacı; Kararlar Şube Müdürlüğünün, teşkilat yapısını, hukuki statüsünü, görev, yetki, çalışma usul ve esaslarını belirleyerek, hizmetlerin daha etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır.

Kapsam
MADDE 2- Bu Yönetmelik Sakarya Büyükşehir Belediyesi Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığı, Kararlar Şube Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumlulukları ile teşkilat ve kuruluşunun işleyiş şartlarına dair esas ve usulleri kapsar.

Dayanak
MADDE 3- 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 Sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu ve Belediye Meclis Çalışma Yönetmeliği ile diğer Kanun ve Yönetmelik hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar
MADDE 4- Bu Yönetmelikte ifade edilen;
a) Başkan: Sakarya Büyükşehir Belediye Başkanını,
b) Belediye: Sakarya Büyükşehir Belediyesini,
c) Belediye Meclisi: Sakarya Büyükşehir Belediye Meclisini,
d) Genel Sekreter: Sakarya Büyükşehir Belediyesi Genel Sekreterini,
e) Genel Sekreter Yardımcısı: Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanlığı’nın bağlı bulunduğu ilgili Genel Sekreter Yardımcısını,
f) Daire Başkanı: Kararlar Şube Müdürlüğü’nün bağlı olduğu ilgili Daire Başkanını,
g) Şube Müdürü: Kararlar Şube Müdürünü,
h) Şef: Kararlar Şube Müdürlüğünde bulunan kadrolu şefini,
ı) Çalışan Personel: Kararlar Şube Müdürlüğü bünyesinde görevli tüm memur, sözleşmeli ve işçi personeli ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Teşkilat, Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Teşkilat
MADDE 5- (1) Kararlar Şube Müdürlüğü İdari Teşkilatı; Müdür, Memur, İşçi personelden oluşur.
(2) Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu ilgili müdürlüğün teklifi ve bağlı olduğu üst amirin onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenleme ile geçerlilik kazanır.

Müdürlüğün görevleri
MADDE 6- Kararlar Şube Müdürlüğünün görevleri aşağıda sıralanmıştır;
a) Büyükşehir Belediye Meclisi ve Büyükşehir Belediye Encümeninin iş ve işlemlerinin ilgili mevzuatlar çerçevesinde yürütülmesini sağlamak,
b) Büyükşehir Belediye Meclisine girmesi gereken ilçe belediye meclis kararları ile Büyükşehir Belediyesi birimlerinden Belediye Başkanından havaleli gelen teklifleri ve Komisyon raporlarını göz önünde bulundurarak olağan ve olağanüstü meclis gündemini hazırlamak,
c) Hazırlanan Meclis gündemini Başkanın onayına sunmak, onaylanan gündemin yasal süresi içerisinde meclis üyelerine ve çeşitli yöntemlerle halka duyurulmasını sağlamak,
d) Büyükşehir Belediye Meclis toplantılarının sesli ve görüntülü cihazlarla kayda alınmasını sağlamak ve toplantı somasında kayıtların dinlenerek tutanak haline getirip imza aşamasından sonra arşivlemek,
e) Meclis Kararlarının tutanaklara uygun olarak yazılıp kontrol edilerek Meclis Başkanı ve Meclis Divan Katiplerine imzalatılmasını sağlamak,
f) Meclis kararlarının yasal süresi içerisinde Valiliğe gönderilmesini ve kesinleşen meclis kararlarının uygun araçlarla halka duyurulmasını sağlamak,
g) Meclis Başkanlığınca tutulan yoklama cetvelini muhafaza etmek ve her toplantı öncesi Meclis Başkanlığına teslim etmek,
h) Meclis Karar Özetleri Tutanak Defterine kararların sıra ile yazılarak, divan katiplerine imzalatılmasını sağlamak,
ı) Meclis Üyelerince verilen önergelerin cevaplarının ilgili birimlerle koordineli olarak hazırlanmasını ve Başkanın onayından soma ilgili önerge sahibine iletilmesini sağlamak,
i) Meclisten komisyonlara havale edilen teklifler ve meclise gönderilen komisyon raporları ile ilgili yazışmaları takip etmek,
j) Meclis kararlarının ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak,
k) Encümen toplantılarında görüşülmek üzere, belediye birimlerinden gönderilen ve Başkan tarafından Encümene havalesi yapılan yazılara ilişkin Encümen toplantı gündemini oluşturulmasını ve gündemin üyelere dağıtılmasını sağlamak,
l) Encümende görüşülerek karara bağlanan her bir gündem için karar numarası verilerek alman kararların yazılmasını, başkan ve üyelere imzalatılmasını sağlamak,
m) Encümen karar suretlerinin teklifin geldiği ve diğer ilgili birimlere ulaştırılmasını sağlamak,
n) 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu çerçevesinde yapılan ihalelerde; Belediye Encümeni ihale komisyonu olarak görev yaptığından, bu konuyla ilgili kararları yazmak ve yazılan kararları üyelere imzalatarak karar suretlerini ilgili birimlere göndermek,
o) Meclis üyelerinin huzur haklarına ait işlemleri yapmak,
ö) Büyükşehir Belediye Meclis ve Encümen Toplantıları iş ve işlemleri sonucunda çıkan karar, tutanak, komisyon raporları, teklif yazıları, vb. evrakların Standart Dosya Planına göre arşivlemek,
p) Daire Başkanlığınca verilen diğer görevleri yapmaktır.

Şube Müdürünün görev yetki ve sorumlulukları
MADDE 7- Kararlar Şube Müdürünün görev yetki ve sorumlulukları Madde 6’da belirtilen hususlarla birlikte aşağıda belirtilmiştir.
a) Görev çalışma yönetmeliği, stratejik plan ve performans programı doğrultusunda Şube Müdürlüğüne verilen görevleri yerine getirmek,
b) Müdürlük bünyesinde planlanan ve uygulanan tüm iş ve işlemlerin mevzuata uygun olarak tam ve zamanında yapılmasını sağlamak,
c) Birimini temsilen toplantılara katılmak, birim içinde düzenli ve planlı toplantılar yapılmasını sağlamak,
d) Tüm personelin iş sağlığı ve güvenliği kurallarına uygun olarak çalışmalarını sağlamak,
e) Bağlı personelinin mesai takibini yapmak, disiplin ve düzenini sağlamak,
f) Yapılan iş bölümü çerçevesinde bağlı personelinin sevk ve idaresini yapmak, üst amirlerin bulunmadığı olaylarda inisiyatif alarak sevk ve idareyi gerçekleştirmek,
g) Görev alanı ile ilgili mevzuatı takip ederek bunlara uygun uygulama yapılmasını sağlamak,
h) Birimine ait faaliyet raporunu ve performans bilgilerini hazırlamak,
ı) Şube Müdürü, Müdürlüğü ile ilgili işlemleri yerine getirirken; belediyenin stratejik planındaki vizyon, misyon ve ilkeleri ile mevzuata göre çalışılmasından sorumludur.
i) Görev ve yetkileri çerçevesinde idari, mali karar ve işlemlerin etkili, süratli, verimli ve doğru yürütülmesinden sorumludur.
j) Şube Müdürü, müdürlük görevlerinin tam ve zamanında yerine getirilmesinden Daire Başkanına karşı sorumludur.

Şefin görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 8- Müdürlük bünyesinde yapılan görev dağılımı neticesinde kendilerine verilen görevleri, mevzuata uygun olarak yürütür ve yerine getirilmesini sağlar. Bağlı bulunduğu üst makama karşı tam yetkili ve sorumlu kişidir.

Çalışan personelin görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 9- Şube Müdürlüğünce yapılan görev bölümü çerçevesinde bağlı bulundukları Daire Başkanı, Şube Müdürü ve Şeflerin verdiği tüm görevleri tam ve zamanında yaparlar. Çalışma düzenine uygun olarak iş ve işlemlerin etkin ve verimli bir şekilde yapılması ile görev gereği kendisine zimmetlenen taşınırların özenle kullanılması ve muhafazasından sorumludur.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Yönerge
MADDE 10- Bu Yönetmelik hükümlerinin uygulanmasına ve dairenin yürüttüğü görevlerin ayrıntılarına ilişkin olarak yönergeler çıkarmaya Başkanlık Makamı yetkilidir.

Yönetmelikte yer almayan hususlar
MADDE 11- İşbu Yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

Kaldırılan hükümler
Madde 12- Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle Belediye Meclisinin 15/12/2008 tarih ve 12/586 sayılı kararı ile yürürlükte olan Meclis Encümen ve Muamelat Şube Müdürlüğünün Görev ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kalkar.

Yürürlük
MADDE 13- Bu Yönetmeliğin hükümleri; Büyükşehir Belediye Meclisi’nce kabulü ile yürürlüğe girer.

Yürütme
MADDE 14- Bu Yönetmelik hükümlerini Büyükşehir Belediye Başkanı, ilgili Daire Başkanı ve Kararlar Şube Müdürü yürütür.