Telefon: 44 44 054

Santral: 3241

Web: www.sakarya.bel.tr

E-Posta: yazi.isleri@sakarya.bel.tr

SAKARYA BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ
YAZI İŞLERİ VE KARARLAR DAİRE BAŞKANLIĞI
YAZI İŞLERİ VE ARŞİV ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç
MADDE 1- Bu Yönetmeliğin amacı, Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü’nün; teşkilat yapısını, hukuki statüsünü, görev, yetki, çalışma usul ve esaslarını belirleyerek, hizmetlerin daha etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır.

Kapsam
MADDE 2- Bu Yönetmelik; Sakarya Büyükşehir Belediyesi Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanlığı, Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü’nün görev, yetki ve sorumlulukları ile, teşkilat ve kuruluşunun işleyiş şartlarına dair esas ve usulleri kapsar.

Dayanak
MADDE 3- Sakarya Belediyesinde Yazı İşleri Müdürlüğü adı altında hizmet vermekte iken; Sakarya Büyükşehir Belediyesi Kurulması Hakkında 593 Sayılı KHK.’nin 6.Mart.2000 tarih ve 23985 Sayılı Resmi Gazetede yayımlanmasından sonra isim değişikliğine uğrayan Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğüne ait bu Yönetmelik 5393 Sayılı Belediye Kanunu ve 5216 Sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu ve diğer Kanun, Yönetmelik hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar
MADDE 4- Bu Yönetmelikte ifade edilen;
a) Başkan: Sakarya Büyükşehir Belediye Başkanını,
b) Büyükşehir Belediyesi: Sakarya Büyükşehir Belediyesini,
c) Belediye Meclisi: Sakarya Büyükşehir Belediye Meclisini,
d) Genel Sekreter: Sakarya Büyükşehir Genel Sekreterini,
e) Genel Sekreter Yardımcısı: Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanlığı’nın bağlı bulunduğu ilgili Genel Sekreter Yardımcısını,
f) Daire Başkanı: Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğünün bağlı olduğu ilgili Daire Başkanını,
g) Şube Müdürü: Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürünü,
h) Şef: Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğünde kadrolu şefini,
ı) Çalışan Personel: Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü bünyesinde görevli tüm memur, işçi, sözleşmeli personel ve diğer personeli ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Teşkilat, Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Teşkilat
MADDE 5- (1) Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü İdari Teşkilatı; Müdür, Memur, İşçi ve diğer personelden oluşur.
(2) Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu ilgili müdürlüğün teklifi ve bağlı olduğu üst amirin onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenleme ile geçerlilik kazanır.

Müdürlüğün Görevleri
MADDE 6-
1- Müdürlüğün genel olarak görev ve sorumlulukları şunlardır.
2- Birim görevlilerinin ortak nitelikteki yönetim görevlerini yerine getirmek.
3- Belediye ve Belediye hizmetleri ile ilgili yasal mevzuat ile yargı kararlarının izlenmesi ve uygun görülenlerin ilgili birimlere duyurulması.
4- Başkanlık emirlerinin diğer Belediye birimlerinden gelen bilgi ve belgelerin yasal mevzuat çerçevesinde işlem görmesinin sağlanması,
5- Sakarya Büyükşehir Belediyesi adına Resmi Kurum ve Kuruluşlardan gelen evrakları ekleri ile birlikte tam olup olmadığını kontrol ederek imza karşılığı teslim almak gelen evrak kayıt defterine kaydetmek, dilekçelerin de kaydının yapılarak ilgili birimlere havale edilmesi ve sonuçlarının takip edilmesi,
6- Sakarya Büyükşehir Belediyesinden Resmi Kurum ve Kuruluşlara birimlerimiz tarafından gönderilen evrak, doküman vb. yazışmaların yazışma kuralları esaslarına uygunluğunu kontrol ettikten sonra giden evrak kayıt defterine kaydederek ilgili yere elden zimmetle veya posta ile (APS, Adi Posta, İadeli Taahütlü ) göndermek, paraflı nüshasını ilgili birime zimmetle iade etmek, evrakın bir nüshasını Dosyalama Anahtarına göre ilgili dosyalarda muhafaza etmek.
7- Belediye birimlerine kurum ve kuruluşlara, kişilere gönderilen, her türlü, evrak, tutanak, disket, CD, kaset gibi dokümanların tasnif edilerek arşivlenmesi,
8- Arşivlenmiş dokümanların ayıklanarak gerektiğinde imha edilmesi,
9- Kadrosunda veya emrinde olan personelin özlük işlerini takip ve kontrol etmek.
10- Dosya dolaplarının her an tertipli tutarak, evrakların dosyasında anında bulunması için gerekli tedbirleri almak.
11- Verilen yazıları sorumluluğun bilincinde hatasız, eksiksiz olarak hazırlayıp yazı konusu hakkında amirin dışında kimseye bilgi vermemek.
12- Müdürlük bünyesinde kullanılan bilgisayarların her an kullanıma hazır halde bulundurup giderilemeyecek arızaları amirine bildirmek.
13- Müdürlükte kullanılan kırtasiye malzemelerinin tasarruf ilkelerine riayet edip malzeme stoklarını devamlı kontrol edip ihtiyaç duyulanları mevcudu bitmeden temini için amirine bildirmek.
14- Bağlı bulunduğu birim amirinin haberi olmadan görev yerini değiştirmemek, terk etmemek.
15- Kılık Kıyafet Esaslarına uygun olarak kılık, kıyafet ve temizliğine özen göstermek.
16- Başkanlıkça verilecek diğer benzer görevleri ifa etmek.

Müdürün Görev Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 7
1- Müdürlüğü Daire Başkanına ve Başkana karşı temsil eder.
2- Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişidir.
3- Çalışmaları yazılı ve sözlü emirlerle yürütür.
4- Müdürlüğün sevk, idare ve disiplininden sorumludur.
5- Personel arasında görev dağılımı yapar.
6- Müdürlükte çalışan personelin birinci sicil amiri olup, memur, işçi ve diğer personelin başarı ve performans değerlendirmesini yapar.
7- Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını mer’i mevzuat çerçevesinde belirlenir.
8- Müdürlük bünyesinde görev yapan çalışanların tüm iş ve işlemleri doğru ve zamanında yerine getirilmesini sağlamak.
9- Başbakanlık, ilgili Bakanlıklar ve Büyükşehir Belediye Başkanlığınca gönderilen genelge, bildiri, prensip kararları ve talimatlar çerçevesinde yöneticilik görevlerini verilen emir doğrultusunda yerine getirmek.
10- Müdürlük faaliyetlerini ilgilendiren mevzuatları takip etmek.
11- Müdürlüğün görevleri ile ilgili üst kademenin istediği raporları hazırlatmak.
12- Müdürlüğün çalışma esaslarını gözden geçirerek, planlayıp programlamak, çalışmalarını bu programlar çerçevesinde yürütülmesini sağlamak.
13- Müdürlüğün yapılan işlemlerde kullanılan formların geliştirilmesi için inceleme ve araştırmalar yapmak.
14- Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Başkanlık Makamına önerilerde bulunmak.
15- Disiplin amiri olarak personeline gerektiğinde mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını vermek.
16- Memurlara üst makamların görüş, istek ve talimatlarını aktarmak.
17- İzne ayrılan, sağlık raporu alan personelin çıkış ve dönüşünü izleyerek İnsan Kaynakları Şube Müdürlüğüne bildirmek.
18- Üst makamlarca verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri yerine getirmek.

Müdürün Yetkileri
MADDE 8- Müdürün yetkileri şunlardır.
1- Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için karar verme, tedbirler alma ve uygulatma yetkisi,
2- Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Başkanlık Makamına önerilerde bulunma yetkisi,
3- Müdürlük ile ilgili yazışmalarda 1.derecede imza yetkisi,
4- Disiplin Amiri olarak sorumlu olduğu personele, mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını verme yetkisi,
5- Müdürlüğe bağlı çalışanları denetleme ve karşılaştığı aksaklıkları giderme yetkisi,
6- Müdürlük emrinde görev yapan personele ilgili Yönetmelik çerçevesinde sicil raporu düzenleme yetkisi,
7- Mazeretine binaen 1 güne kadar mazeret izni vermek, ödül, takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için bağlı bulunduğu Daire Başkanı ile Başkanlık Makamına önerilerde bulunmak, sorumlu olduğu tüm görevlilerin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme yetkisi ve personele ait yıllık izin onayını almak.
8- Geçici süre görevde bulunamayacağı dönemlerde, müdürlüğe tayin şartlarını haiz olan personellerden birini müdürlüğe vekalet etmek üzere belirleme ve makamın onayına sunma yetkisi,
9- Birimdeki tüm personelin görev dağılımını yapma yetkisi,
10- Müdürlüğün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşme yetkisi,
11- Başkanlık makamı tarafından kendisine verilen yetki devri çerçevesinde görevlerini yerine getirme yetkisi,

Müdürün Sorumlulukları
MADDE 9- Müdürün sorumlulukları; Belediye Mevzuatı, göreviyle ilgili diğer mevzuat ve bu Yönetmelik ile kendisine verilen görevlerinin gereği gibi yerine getirilmesinden, yetkilerin zamanında ve gereğince kullanılmasından, bağlı olduğu Daire Başkanına ve Genel Sekreter Yardımcısına karşı sorumludur.

Müdür
MADDE 10- Müdürlüğe atanma usul ve nitelikleri;
1- Büyükşehir Belediye Başkanının oluru ile,
2-Tercihen üniversitelerin İşletme, İktisat, Eğitim, Fen Edebiyat, Türk Dili ve Edebiyatı, Hukuk, Siyasal Bilgiler, Kamu Yönetimi ve benzeri Türkçe ve sosyal içerikli eğitim dallarında en az dört yıllık öğrenim gören veya bunlara denkliği Yüksek Öğrenim Kurumu tarafından kabul edilmiş, yurt içi veya yurt dışı öğrenim kurumlarından mezun olan,
3- 657 Sayılı Devlet Memurları Kanununun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen şartları taşıyan ve ilgili mevzuata uygun olarak son iki yıllık sicil notu olumlu olanlar arasından atanır.

Şef
MADDE 11- Müdürlük bünyesinde yapılan görev dağılımı neticesinde kendilerine verilen görevleri, mevzuata uygun olarak yürütür ve yerine getirilmesini sağlar. Bağlı bulunduğu üst makama karşı tam yetkili ve sorumlu kişidir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Yönetmelikte Yer Almayan Hususlar
MADDE 12- İşbu Yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

Yürürlük
MADDE 13- Bu Yönetmeliğin hükümleri; Büyükşehir Belediye Meclisince kabulü ile yürürlüğe girer.

Yürütme
MADDE 14- Bu Yönetmelik hükümlerini Büyükşehir Belediye Başkanı, Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanı ve Yazı İşleri Arşiv Şube Müdürü yürütür.