SAKARYA BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ

DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI

SATIN ALMA ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV ve ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

 

BİRİNCİ BÖLÜM

 

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

 

Amaç
MADDE - 1 Bu Yönetmeliği amacı; Satın Alma Şube Müdürlüğü’nün, teşkilat yapısını, hukuki statüsünü, görev, yetki, çalışma usul ve esaslarını belirleyerek, hizmetleri daha etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır.

 

Kapsam
MADDE - 2 Bu Yönetmelik; Sakarya Büyükşehir Belediyesi Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı Satın Alma Şube Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumlulukları ile teşkilat ve kuruluşunun işleyiş şartlarına dair esas ve usulleri kapsar.

 

Dayanak
MADDE - 3 Satın Alma Şube Müdürlüğüne ait olan bu Yönetmelik; 5393 Sayılı Belediye Kanunu, 5216 Sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu, 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ve ilgili diğer yasalara dayanılarak hazırlanmıştır.

 

Tanımlar
MADDE - 4 Bu yönetmelikte ifade edilen;
a) Başkan: Sakarya Büyükşehir Belediye Başkanı'nı,
b) Belediye/Büyükşehir Belediyesi: Sakarya Büyükşehir Belediyesi'ni,
c) Belediye Meclisi: Sakarya Büyükşehir Belediyesi Meclisi'ni,
d) Genel Sekreter: Sakarya Büyükşehir Belediye Genel Sekreteri'ni,
e) Genel Sekreter Yardımcısı: Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı’nın bağlı bulunduğu ilgili Genel Sekreter Yardımcısı'nı,
f) Daire Başkanı: Satın Alma Şube Müdürlüğü’nün bağlı olduğu ilgili Daire Başkanı'nı,
g) Müdürlük: Satın Alma Şube Müdürlüğü'nü,
h) Şube Müdürü: Satın Alma Şube Müdürü'nü,
i) Çalışan Personel: Satın Alma Şube Müdürlüğü bünyesinde görevli tüm memur, işçi, sözleşmeli personel ve diğer personeli ifade eder.

 

İKİNCİ BÖLÜM

 

Teşkilat, Görev, Yetki ve Sorumluluklar

 

Teşkilat
MADDE - 5 Satın Alma Şube Müdürlüğü İdari Teşkilatı; müdür, memur ve işçi personelden oluşur. Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu ilgili müdürlüğün teklifi ve bağlı olduğu üst amirin onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenleme ile geçerlilik kazanır.

 

Müdürlüğün Görevleri
MADDE - 6 Müdürlüğün görevleri aşağıda sıralanmıştır; 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ve ilgili diğer yasalar çerçevesinde Büyükşehir Belediye Başkanlığı hizmetlerinde kullanılmak üzere ihtiyaç duyulan;
a) Demirbaş Malzeme Alımları (Büro donanımları ile ilgili masa, koltuk, sandalye, sehpa, etajer vs. türü malzemenin yanı sıra, büro tipi buzdolabı, su sebili, hesap makinesi, bekçi kontrol saati ve reflektör gibi çeşitli cihaz ve malzeme alımları)
b) Kırtasiye Türü Malzeme Alımları (Fotokopi kâğıdı, ozalit, matbaa kağıtları, toner, kartuş, kalem, silgi, disket, şerit vb. büro sarf malzemelerinin yanı sıra eğitim seti alımları)
c) Melbusat Alımları (Belediyemiz Memur Personeline Giyecek Yardımı Yönetmeliği’ne göre verilmesi gereken Takım elbise, palto, gömlek, kravat vs. ile işçi personele Toplu İş Sözleşmesi gereği verilen kaban, havlu, koruyucu iş elbiseleri ve lastik çizme alımları. Ayrıca İtfaiye, Zabıta, Koruma ve Güvenlik, Savunma Sekreterliği, Acil Yardım ve Sağlık İşleri gibi birimlerin personel kıyafeti alımları)
d) Mefruşat Alımları (Belediye Birimlerinin tefrişinde kullanılan yer korusu, halı ve perde alımları)
e) Tıbbi Malzemesi Alımları (Sağlık İşleri, Acil Yardım ve Veteriner İşleri Müdürlüklerinin ihtiyacı olan her çeşit ilaç, dezenfektan, antiseptik tıbbi malzeme alımları)
f) Temizlik Malzemesi Alımları (Sabun, çamaşır suyu, deterjan, el süpürgesi, fırça, havlu peçete, el bezi vs. gibi temizlikte kullanılan her türlü malzeme alımları)
g) Mutfak Malzemesi Alımları (Kaşık, çatal, bıçak, tabak, demlik, bardak, sürahi, çelik tencere vs. gibi malzemeler ve yemek ısıtma teşkilatı alımları)
h) Fotoğraf Malzemesi Alımları (Belediye fotoğrafhanesinin ihtiyacı olan fotoğraf makinesi, fotoğraf kartı, fotoğraf banyosu, muhtelif özellikte pil alımları)
i) Cenaze Malzemesi Alımları (Mezarlıklar Müdürlüğünün kullandığı cenaze patiskası, cenaze tülbendi, kına, kafuru, gülsuyu, cenaze süngeri, tabut örtüsü, yeşil çuha, vs. gibi cenaze defin malzemesini temini etmektedir)
j) Binek aracı, otobüs, kamyon ve iş makinelerinin yedek parça, boya, tamirat, lastik ve servis işçiliklerinin alımlarının yapılması,
k) Bina elektrik malzemeleri, boyanması, temiz su ve pis su malzeme alımı ve küçük yapım işlerinin yaptırılması ve takibi,
l) İtfaiye, Yol Süpürme, Çöp taşıma, Asfalt Tamir, Ağaç Sökme, Yol çizgi aracı, Cenaze, Ambulans vb. Hizmet araçlarının;
   1. Doğal afet müdahale araç, gereç ve kurtarma ekipmanlarının,
   2. Binek, Minibüs, Kamyonet, Motosiklet vb. Taşıtların, Loder, Dozer, Finişer, Ekskavatör, Silindir vb. İş Makinelerinin,
   3. PC, Printer vb. Bilgisayarların,
   4. Sağlık ve Çevre laboratuvarı cihaz ve teçhizatlarının,
   5. Telsiz, telefon makinesi, telefon santralı vb. Haberleşme tesis ve teçhizatlarının,
   6. Halk sağlığı ile ilgili sinek mücadele ilaçları ve mücadele makinelerinin,
   7. Tıbbi Cihaz ve aletlerinin,
   8. Çim biçme makinesi, ağaç kesme motoru v.b. Park ve Bahçe alet ve teçhizatlarının,
   9. Diğer her türlü makine, teçhizat ve cihazların, iç ve dış piyasadan uygun şartlarla satın alınması,
m) Çeşitli çiçek, Fidan, Süs bitkisi, gübre ve ilaç alınması
n) İnşaat malzemesi demir, çimento, fayans vb. alınması
o) Sinyalizasyon malzemesi, yol çizgi boyası, yol işaret levhaları alınması,
p) Belediye hizmetlerinin tanıtımı için dergi ve kitap basımı, el ilanı, davetiye, branda afişi ve diğer matbaa işlerinin yapılması
r) İtfaiye malzemesi yangın söndürme tüpü ve ekipmanlarının alımı
s) Yukarıda sayılanlar dışında birimleri talebi olan her türlü mal/hizmet alımı için;
   1. Piyasa araştırması yapılması,
   2. İmalatların yerinde kontrol edilmesi, Müdürlüğümüzün görev alanına girmektir.

 

Müdürün Görev ve Sorumlulukları
MADDE - 7 Müdürün görevleri aşağıda sıralanmıştır;
a) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişidir.
b) Çalışmaları yazılı ve sözlü emirlerle yürütür,
c) Müdürlüğün sevk, idare ve disiplininden sorumludur.
d) Personel arasında görev dağılımı yapar,
e) Müdürlükte çalışan personelin birinci sicil amiri olup, memur, işçi ve diğer personelin başarı ve performans değerlendirmesini yapar,
f) Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını mevzuat çerçevesinde belirler,
g) Müdürlük bünyesinde görev yapan büroların tüm iş ve işlemlerinin zamanında ve doğru olarak yerine getirilmesini gözetir. Ayrıca sorumlu olduğu memur, işçi, geçici işçi, sözleşmeli ve diğer personelin özlük işlemlerinin mevzuat çerçevesinde yürütülmesini sağlar,
h) Satın Alma Şube Müdürlüğü ile diğer müdürlükler arasında görevleri ile alakalı konularda koordinasyonu sağlar.
i) Üst birimlerce kendisine verilen diğer görevleri yerine getirir.
j) Belediye mevzuatı, göreviyle ilgili diğer mevzuat ve bu Yönetmelik ile kendisine verilen görevlerinin gereği gibi yerine getirilmesinden, yetkilerin zamanında ve gereğince kullanılmasından, bağlı bulunduğu Daire Başkanına ve Genel Sekreter Yardımcısına karşı sorumludur.

 

Müdürün Yetkileri
MADDE - 8 Müdürün yetkileri şunlardır;
a) Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için karar verme, tedbirler alma ve uygulatma yetkisi,

b) Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Daire Başkanına önerilerde bulunma yetkisi,

c) Müdürlük ile ilgili yazışmalarda 1.derece imza yetkisi,

d) Disiplin amiri olarak sorumlu olduğu personele, mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını verme yetkisi,
e) Müdürlüğe bağlı çalışanları denetleme ve karşılaştığı aksaklıkları giderme yetkisi,
f) Müdürlük emrinde görev yapan personelle ilgili Yönetmelik çerçevesinde sicil raporu düzenlemek yetkisi,
g) Mazeretine binaen bir güne kadar mazeret izni vermek ve ödül, takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için bağlı bulunduğu Daire Başkanı ile Başkanlık Makamına önerilerde bulunmak, sorumlu olduğu tüm görevlilerin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme yetkisi,
h) Geçici süre görevde bulunamayacağı dönemlerde, müdürlüğe tayin şartlarını haiz olan personelden birini müdürlüğe vekâlet etmek üzere belirleme ve makamın onayına sunma yetkisi,
i) Birimdeki tüm personelin görev dağılımını yapma yetkisi,
j) Müdürlüğünün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşme yetkisi,
k) Daire Başkanı tarafından kendisine verilen yetki devri çerçevesinde görevleri yerine getirme yetkisi.

 

Müdürlüğe Atanma Usul ve Nitelikleri
MADDE - 9
a) Büyükşehir Belediye Başkanı’nın oluru,
b) Tercihen üniversitelerin İşletme, İktisat, Eğitim, Fen Edebiyat, Türk Dili ve Edebiyatı, Hukuk, Siyasal Bilgiler, Kamu Yönetimi ve benzeri Türkçe ve Sosyal içerikli eğitim dallarında en az dört yıllık öğrenim gören veya bunlara denkliği Yüksek Öğretim Kurumu tarafından kabul edilmiş, yurt içi veya yurt dışı öğrenim kurumlarından mezun olan,
c) 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen şartları taşıyan ve ilgili mevzuata uygun olarak son iki yıllık sicil notu olumlu olanlar arasından atanır.

 

Satın Alma Şube Müdürlüğü Şefinin Görevleri
MADDE - 10
a) Müdürlük bünyesinde yapılan görev dağılımı neticesinde kendilerine verilen görevleri, mevzuata uygun olarak yürütmek ve yerine getirilmesini sağlamak,
b) Şefliğine bağlı çalışan personellerin performans değerlendirmelerini hazırlayarak gerektiğinde Şube Müdürüne sunmak,
c) Mevzuat çerçevesinde, bağlı olduğu Daire Başkanı ve Şube Müdürünün vereceği diğer görevleri yürütmek.
ç) Şefliğine ilişkin faaliyet ve hizmetleri konusunda iş akışına uygun prosedür ve talimatların hazırlanmasını ve yapılmasını sağlamak.

 

Satın Alma Şube Müdürlüğü Büro Personelinin Görevleri
MADDE - 11
a) Daire Başkanlığının tüm ortak yazışmalarıyla birlikte Müdürlükle ilgili yazışmaları kayıt altına almak, arşivlemek, Daire Başkanlığı adına gelen evrakların (Resmi yazı, Dilekçe Başvuru vb.) aynı gün içerisinde evrak kayıt işlemini yaparak, konusuna uygun olarak ilgili birime iletmek veya kendi birimini ilgilendiriyor ise cevaplandırılmasını sağlamak.
b) Her türlü evrakın arşivlendiği yerin, temiz, tertipli, düzenli ve devamlı olarak kapalı olmasını sağlamak, arşiv çalışmalarını mevzuat hükümleri çerçevesinde yürütmek.
c) Müdürlüğe bağlı tüm personellerin puantaj cetvellerini hazırlamak ve fazla mesai formlarını, ilgili diğer şube müdürlükleri ile koordinasyonu sağlayarak düzenlemek.
ç) Kendisine verilen görevleri titizlikle ve eksiksiz olarak yerine getirerek, görevleriyle ilgili konularda Daire Başkanı, Şube Müdürü ve Şube Şefini sürekli olarak bilgilendirmek.
d) Görev paylaşımı, iş bölümü, iş akışına ve iş birliğine uymak.
e) Mesaiye riayet etmek, çalışma saatlerini etkin ve verimli kullanmak, çalışma arkadaşlarıyla uyumlu olmak, kılık ve kıyafet yönetmeliğine uymak.

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

 

Çeşitli ve Son Hükümler

 

Yönetmelikte yer almayan hususlar
MADDE - 12 İş bu Yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

 

Yürürlük
MADDE - 13 Bu Yönetmelik hükümleri; Büyükşehir Belediye Meclisince kabulü ile yürürlüğe girer.

 

Yürütme
MADDE - 14 Bu Yönetmelik hükümlerini Büyükşehir Belediye Başkanı, ilgili Daire Başkanı ve İdari İşler Şube Müdürü yürütür.